11 дельных идей для хранения документов

Самостоятельная организация системы хранения

z

Если по тем или иным причинам готовые системы хранения вам не подходят, вы можете создать систему хранения самостоятельно. Например, самым простым вариантом реализации резервного копирования может быть добавление еще одного жесткого диска в ваш стационарный компьютер. Дальше лишь останется настроить резервное копирование при помощи тех или иных программных продуктов. Например, при импорте фотографий с флешки Adobe Lightroom может создавать резервные копии в указанном вами месте. Или же вы можете просто синхронизировать несколько папок на вашем компьютере при помощи утилиты Sync Toy для Windows. Вы также можете воспользоваться уже упомянутой WD Smartware Pro, купив её на сайте производителя. Эта программа самостоятельно отследит последние изменения в файлах на любых дисков, установленных в вашем ПК.

При этом важно правильно выбрать жесткий диск, оптимально соответствующий вашим целям. Если он будет использоваться лишь для резервного копирования, то лучшим решением будет один из дисков зеленой серии WD Green. Эта линейка зарекомендовала себя как самые тихие и «холодные» диски на рынке

Из других важных особенностей «зеленой» серии стоит отметить внушительный объем (до 3 ТБ) и отличное соотношение цены за гигабайт Если же вы планируете на этот же жесткий диск ставить операционную систему или производить сложную обработку файлов непосредственно с диска (например, монтаж видео), то вам потребуется большее быстродействие. Для этих целей лучше предпочесть другую линейку — WD Black: эти диски являются рекордсменами скорости и производительности среди моделей для ПК

Эта линейка зарекомендовала себя как самые тихие и «холодные» диски на рынке. Из других важных особенностей «зеленой» серии стоит отметить внушительный объем (до 3 ТБ) и отличное соотношение цены за гигабайт Если же вы планируете на этот же жесткий диск ставить операционную систему или производить сложную обработку файлов непосредственно с диска (например, монтаж видео), то вам потребуется большее быстродействие. Для этих целей лучше предпочесть другую линейку — WD Black: эти диски являются рекордсменами скорости и производительности среди моделей для ПК.

WD Green — наиболее тихие и холодные диски

WD Black отличаются высокой производительностью

WD Green 3 ТБ
4 320 руб.

Для читателей prophotos.ru специальное предложение!
Промокод: WD

WD Black 4 ТБ
8 810 руб.

Для читателей prophotos.ru специальное предложение!
Промокод: WD

Если у вас в корпусе ПК достаточно места (слотов) для HDD, то вы можете установить несколько дисков и объединить их в RAID-массив. Такой способ подключения дисков позволяет «зеркалить» данные, что значительно увеличивает надежность хранения архива.

Выше мы уже рассматривали сетевой накопитель WD с RAID, подобное решение вы можете и»собрать» самостоятельно, используя бокс NAS и серию «красных» дисков – WD Red.

WD Red созданы для использования в NAS

WD Blue — оптимальное решение для системного диска настольных ПК. При этом не рекомендуется использовать его в качестве диска для RAID-массивов

WD Red 1 ТБ
2 570 руб.

Для читателей prophotos.ru специальное предложение!
Промокод: WD

WD Blue 1 ТБ
2 260 руб.

Для читателей prophotos.ru специальное предложение!
Промокод: WD

Они специально созданы для работы в небольших NAS (для дома и малого офиса): поддерживают режим работы 24/7, имеют низкий уровень шума и энергопотребления и совместимы с подавляющим большинством NAS

Порядок на рабочем месте дома: идеи для хранения в домашнем офисе (40 фото)

Статисты определили, что на поиски нужного документа мы тратим примерно 140 часов в год. Поэтому помните главное – любые документы нужно хранить в папках! Например, файлы с документацией за месяц можно складывать в перфорированные скоросшиватели. А вот уже квартальные скоросшиватели легко хранить в сегрегаторах или, как их еще называют, архивных папках. В год их накапливается всего четыре. Размеры и цвета выбирайте на свой вкус (А4/50, А4/75, А5/50, А5/75 и др.) Такие папки занимают много места, и их лучше хранить где-то на верхних полках над столом. Что касается документов, которыми вы будете пользоваться каждый день, то их лучше держать поближе к себе. Тут подойдут лоточки для бумаг. Они бывают вертикальные и горизонтальные, пластиковые, деревянные и металлические. Меньше пространства занимают, конечно, вертикальные.

Полезные советы и рекомендации

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

• Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
• Размеры, вес.
• Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

Существуют следующие виды сейфов:

• Переносные. Могут применяться для дома, а также для различных организаций.
• Компактные. Используются для хранения бланков, печатей, штампов, ключей, ценных вещей.
• Огнестойкие. Применяются для секретных документов, считаются самыми безопасными, так как защищают все содержимое.
• Вместительные. Используются в крупных фирмах, где работает много людей.

Перед выпуском сейфы проходят испытания на прочность. Обычно их изготавливают их материалов, которые защитят бумаги от механических воздействий. Цена приспособления зависит от технических характеристик и степени защиты.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.  Оценок 0 Прочитать позже

Рекомендации

Каждое место хранения документов имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы все бумаги были в порядке, нужно учитывать следующие правила:

• Чтобы не испортить документы, их следует хранить далеко от воды и солнца.
• Желательно создать папку с ксерокопиями ценных бумаг, и передать ее родственникам или другим надежным лицам. Также необходимо оставить документы в электронном виде на флешке. Это позволит быстро восстановить оригиналы в случае повреждения.
• Дома не нужно хранить амбулаторную карту, так как это считается нарушением закона РФ. Она признана юридическим документом, ее оставляют в регистратуре больницы.
• Так как чеки со временем выцветают, при крупных покупках их желательно ксерокопировать.
• Нежелательно хранить дома ненужные рекламы, газеты, визитки. Бумаги необходимо сразу сортировать, а также помещать в надежные места.
• Чтобы документация была в порядке, нужно ежегодно выполнять их ревизию. Все ненужное надо выбрасывать, а остальное помещать для дальнейшего хранения.

Хранить документы дома можно разными способами. Из всех имеющихся непременно получится выбрать наиболее подходящий

Важно помнить не только о безопасности, но и о доступности бумаг. Если их правильно разместить, то всегда нужный документ будет под рукой

Часто задаваемые вопросы

Сохранность фотографий — тема, которая беспокоит многих заказчиков. Помимо вопросов, с которыми мы уже разобрались, есть и другие — косвенные, которые необходимо учитывать и разбирать сразу, а не спустя время:

1. Стоит ли хранить фотографии в соцмедиа?
2. Где сохранить фотографии на всю жизнь?
3. Цифра или печать, все-таки?

Лукавить не стану, процитирую свои обычные ответы:

Стоит ли хранить фотографии в соцмедиа

— Нет.

— Почему? Удобно, приватно и надежно.

— Скорее бесплатно и потому приятно.

— Не без этого, конечно. Но все же, почему я не могу разместить свой архив в соцмедиа?

— Не приходилось обо всем этом задумываться…

— Увы, но это далеко не все, что стоило бы знать про соцмедиа.

Где сохранить фотографии на всю жизнь

— В памяти.

— Абстрактный ответ. Можно точнее?

— Общие вопросы подразумевают именно такие ответы. Не понимаю, что вас удивило.

Цифра или печать, все-таки

— Электронный архив — дешево и компактно. Отпечатки — качественно и приятно

Если вам, или вашей семье, важно сохранить архив надолго, то лучше комбинировать решения (об этом все уже рассказал в заметке), чтобы наслаждаться традиционной фотографией — отпечатками, репродукциями, но вдруг беда — нарушение условий хранения или неосторожное обращение — утрата исключена. Файлы — удобство, бумага — ценность. И вместе, они дополняют друг друга, и продлевают годы жизни семейного фотоархива

И вместе, они дополняют друг друга, и продлевают годы жизни семейного фотоархива

И вместе, они дополняют друг друга, и продлевают годы жизни семейного фотоархива.

— «И», а не «или», верно?

— Да, именно так.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания

Длительность хранения

Существуют документы, которые надо хранить на протяжении всей жизни. А некоторые можно выбрасывать спустя несколько месяцев. Бумаги на недвижимость, транспорт и прочие покупки надо хранить в течение всего периода владения ими. Квитанции о покупке нужно оставлять на 1 год. Гарантии хранятся столько, сколько действует их срок.

Чеки об оплате услуг адвокатов, врачей, педагогов следует сохранять 3 года. Потом можно сделать их копии, а оригиналы устранить. В случае судебных разбирательств бумаги могут пригодиться. Необходимо сохранять договоры по коммунальным услугам, на интернет, телевидение. Квитанции по оплате коммунальных платежей хранятся 3-5 лет.

Медицинские карты всей семьи должны быть в доступном месте. Чеки от частных клиник надо сохранять не меньше 2 лет. Они могут потребоваться при разбирательствах и страховых выплатах. Все документы надо помещать в надежные места, периодически их сортировать, устранять все ненужное. Только тогда в ценными бумагами все будет в порядке.

Где хранить документы дома

Все остальные документы можно каталогизировать таким образом. Заводим специальную папку с множеством файлов внутри. В каждый файлик помещаем документы только одной категории: «Работа», «Банки и кредиты», «Квартира и счета», «Автомобиль и сервис», «Телефон и интернет», «Дети», «Оригиналы», «Копии» и т.д. Так все ваши бумажки будут под рукой, и найти любую из них труда не составит. Да, и не забудьте подписать каждый файл соответствующим образом. Если же документ требуется очень срочно, просто выньте нужный файл и возьмите с собой целиком – найдете необходимую справку по дороге. Вернетесь домой – вставьте файл на место. Порядок превыше всего.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Система и идеи хранения

Редкий хозяин задумывается о системном хранении документов. Чаще дома выделяется ящик, полка шкафа. Поиски маленькой справки от нарколога, старой квитанции занимают немало времени. Приходится вытаскивать кипы бумажек, перебирать, складировать. Второй минус — постоянный беспорядок. Избавить от подобных хлопот поможет домашняя систематизация.

Плюсы системного хранения дома:

• поддерживается порядок;
• легко находить нужные документы;
• документы не теряются.

Минусы:

• нужно подобрать систему;
• требуется время для организации;
• необходимо привыкнуть.

Идеи для организации системного хранения документов дома:

• настольные органайзеры. Больше подходят для бухгалтерских документов, рабочих бумаг. Простой органайзер несложно сделать своими руками;
• коробки. Подойдет картонная, пластиковая тара с отверстиями, замками, крышками. Моделей масса. Хорошо иметь внутри разделители;
• лотки для корреспонденции. Применяются для постоянно используемой документации;

• настольные мини-комоды с выдвижными ящиками. По желанию устанавливаются на тумбочки, в шкаф;
• этажерки, тележки на колесиках. Удобная идея для работающих дома людей. Поместится много документов, легко сохранить в опрятном, бережном виде, никаких заломов. Наполнение на виду, конструкция просто перемещается.

Особо важные бумаги хранят в сейфе. Наличие специального шкафчика с замком не отменяет необходимости следить за порядком. Рекомендуем приобрести необходимые папки, удобные коробочки, органайзеры.

Важный момент — проводите ревизию, выбрасывайте мусор. Квитанции не должны храниться дольше трех лет. Срок годности справок от врачей меньше. Дома не нужны документы от выброшенного пылесоса, сгоревшей стиральной машины. Захламление портит настроение, забирает энергию.

Предыдущая
Системы храненияВарианты для изготовления ящика для хранения овощей
Следующая
Системы храненияВарианты хранения сковородок и кастрюль на кухне

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.